Prednosti i Nedostaci Kronološki dostavljanja

Kronološki filing jenačin podnošenja dokumenata koji vam omogućuje da zadrži sve dokumente vezane uz određene transakcije ili poslovnog odnosa . Glavna među svojim prednostima da kronološki filing je temeljita recordkeeping . To je u stanju ispričati priču o transakciji ili odnosa prema osobi nije upoznat s događajima . Međutim , kronološki podnošenja ima svoje nedostatke i postupak sestra filing može pružiti bolji sustava , ovisno o dokumentima se održava . Definicija

Kronološki filing znači organiziranje dokumenata , potvrde i druge evidencije pomoću datum na dokumentu ili datumdatoteka je stvorena ili mijenjati . Najstariji dokument se nalazi na početku datoteke sa sve naknadne dokumenti koji se stavljaju na sličan način, prema datumu i mjesecu ( npr. , 1. kolovoza, 15. rujna , 30. kolovoza ) .

Pros

Kronološki filing jeodličan način za velike kupovine i značajnih poslovnih odnosa . Svi dokumenti koji se odnose čuvaju od datuma kupnje ili početka odnosa na današnji dan , što vam omogućuje da se objasni točno kako su se događaji zbili , a ono što ljudi ili entiteti su bili uključeni . Temeljitost kronološkim podnošenja može biti posebno korisno u parnici . Kronološki filing također vam omogućuje da brzo pristupiti određene dokumente koje je potrebno , bez traženja kroz cijelu datoteku, tako dugo dok znate vremenski okvir u kojem su stvoreni ili izmijenjeni dokumenti .
Cons

Kronološki filing može dovesti do velike datoteke koje zauzimaju ogromnu količinu prostora . Također , kronološke datoteke mogu sadržavati nevažnih radova, kao što pismima i rutinsku korespondenciju , koja ne trebaju biti podnesena . Budući da su svi radovi koji se odnose na pitanje je zadržao to može biti teško da se jednostavno povući određeni dokument koji vam je potreban , ako ne znate datum kada je stvoren ili izmijenjeni . Jedan od načina kako ublažiti taj nedostatak je održavati indeks svih dokumenata u spisu uz jedan stupac s popisom datum dokumenta i drugi stupac opisuje dokument , tako da možete lako pronaći određeni dokument . Indeks bi trebao biti obnovljeno svaki putnovi dokument je dodao da je varalica .
Obrnutom kronološkom Podnošenje

Drugi slični , no različit način podnošenja , je obrnuto kronološki filing . Koristeći ovu metodu ,najnoviji dokument se nalazi na početku datoteke sa svim dokumentima koji se podnesenih na sličan način (primjerice, 1. lipnja , 1. svibnja , 1. travnja ) . Bilo da koristitekronološki ili obrnuto kronološki način jeosobnih preferencija , ali mnogi ljudi preferirajupotonje za podnošenje stavke kao što su račune plaćene kreditne kartice ili komunalnih jer starije faktura i plaćanja potvrde rijetko možda treba pristupiti .