Koje su prednosti bez papira radnom mjestu ?

Ljudi prvi počeo govoriti o papira ured u 70-im godinama . Donedavno je to bio samo san da mislim da bi mogao pokrenuti poslovanje bez papirnatih dokumenata . Danas , to je realnost , zahvaljujući povoljnoj pohranu podataka i brže mogućnosti umrežavanja . Ured bez papira odnosi se na korištenje računala za pohranu dokumenata , a kada se provodi pravilno ,proces ima mnogo prednosti . Pristup dokumentima bilo gdje

S papira u ormarića ,osoba mora biti u uredu za pristup dokumentu , ili on mora preuzeti datoteku s njim . Ured bez papira omogućuje radnicima da pristup dokumentima iz bilo gdje da ima veze s računalom , uključujući i pametnih telefona . To omogućuje zaposlenicima da budu učinkovitiji kada se radi u udaljenim područjima .

Dokumenti mogu se lako nalazi

Dio uspostavi ured bez papira kako bi se utvrdilo koliko su datoteke će biti zove . Onda , što se lako može pronaći datoteku datoteke . Ako ne znate naziv datoteke , možete izvršiti potragu za određene ključne riječi u dokumentu i smjestiti ga na taj način . U poslu koji se bavi brojevima računa ili nasljednike praćenje brojeve dokumenata , dokumenti se mogu pretraživati ​​i lako mogu pretraživati ​​tih brojeva . Dokument može se spominje po imenu ili grad prebivališta bez različite datoteke za svaku kategoriju .
Učinili sigurnijim dokumenti

važne dokumente u ormar za kartoteku mogao biti zauvijek izgubljen u požaru ili nekom drugom katastrofa . Bez papira dokumenata pohranjenih u elektronskom lako može biti podupirač gore . Backup može biti izvan njega i daleko od svog ureda . Sa sigurnosne kopije dokumenata , možete biti gore i brzo trčanje opet . Uništavanje papirnatih dokumenata bi moglo značiti uništenje svog poslovanja i izvor prihoda . Uz pravilne mjere sigurnosti , to je teže za nekoga provaliti u elektroničke datoteke i ukrasti ih od provaliti u ured i ukrasti povjerljive informacije kupca ili klijenta .

Razmatranja

Koristite najmanje dvije sigurnosne kopije vaših dokumenata , s jedne Offsite . Koristite profesionalni softver napravljen za ured stvoriti svoje dokumente bez papira . Imati proces u mjesto za arhiviranje starijih elektroničkih dokumenata i ime im na prepoznatljiv način , možda ugrađujući datum izrade kao dio imena . Uvijek šifriranje osjetljivih podataka kako bi ga zaštitili . Međutim , držati papir kopije profesionalnih dozvola i određenih potpisanih dokumenata .